El futuro de las conferencias académicas
Del 4 al 6 de marzo de 2021, cerca de quinientos
antropólogos médicos, sociólogos, académicos de STS y más participaron en la
conferencia Chronic Living, pero nunca al mismo tiempo como un grupo colectivo
de participantes. La conferencia se había planeado originalmente para tener
lugar en Copenhague en abril de 2020, lo que llevó a una cancelación de último
minuto y la posterior transición a un evento completamente en línea. ¿Cómo fue
eso? Bueno, ¡lee por ti mismo!
Basándonos en nuestras experiencias organizando Chronic
Living, aquí hay algunas ideas sobre cómo deberíamos estar haciendo conferencias
a partir de ahora:
No deberíamos
distinguir entre la participación presencial y en línea nunca más: nuestra
conferencia (y muchas otras ahora) ha demostrado que es absolutamente posible
crear infraestructuras digitales fáciles de usar para conferencias en las que
las personas se involucren y se sientan incluidas en todas las zonas horarias y
teniendo en cuenta varias tareas de cuidado (sobre todo en tiempos de cuarentena).
Una vez que regresemos a las reuniones en los hoteles, deberíamos traer muchas
de las buenas experiencias con nosotros. A cada sesión de panel se le debe
asignar una sala y un enlace de zoom, al igual que cada sesión plenaria debe
tener un auditorio y un enlace de seminario web. La configuración técnica debe
ser tal que no importe si presenta un trabajo, hace una pregunta o participa
activamente de cualquier forma desde otro país o en el lugar de la conferencia.
Con computadoras portátiles, retroproyectores y micrófonos en la habitación y
cámaras web, tenemos la tecnología
Las infraestructuras
del programa de conferencias deben estar en línea, detrás de un sitio web
protegido con contraseña y cada sesión debe tener un moderador dedicado; la
seguridad cibernética es esencial y garantizar que los enlaces de zoom nunca se
hagan públicos es crucial. Cuando diseñamos la infraestructura de nuestro
programa de conferencias digitales, nuestro lema fue “hazlo simple”; debe ser
fácil de navegar y hacer clic en un panel o sesión plenaria debe dar acceso
instantáneo a: 1) títulos de conferencias, nombres de presentadores y
resúmenes; 2) información de la habitación y enlace de zoom; y 3) aquí está la
novedad, SIEMPRE una grabación de la sesión una vez que ha terminado (los
moderadores de zoom son responsables de la grabación y pueden simplemente hacer
clic en "Pausar grabación" si un presentador específico solicita no
ser grabado). Es absolutamente esencial que las grabaciones solo se compartan
con protección por contraseña, nunca públicamente, y todos los presentadores
deben recibir información clara sobre cuándo se eliminarán permanentemente las
grabaciones.
Accesibilidad y
alojamiento: el mayor beneficio absoluto de las conferencias híbridas
presenciales/online es que se vuelven instantáneamente más accesibles, si se administran
de la manera correcta. Los subtítulos ocultos no deberían volver a ser
opcionales, y aunque las tecnologías de subtítulos no son perfectas, están
mejorando todo el tiempo. Las sesiones de grabación permiten a las personas que
viven en diferentes zonas horarias ponerse al día con las sesiones que podrían
haberse perdido, así como a las personas con deberes de cuidado que no pueden
asistir a una conferencia completa. Además, debería convertirse en estándar que
las copias de las presentaciones se compartan a través de los chats de Zoom
antes de cada charla con estricta no circulación sin reglas de consentimiento
explícito. Recuerda también que aquellos que están en el sitio pueden acceder a
una sala de zoom para seguir las discusiones de chat y, de hecho, agregar chat
a las sesiones es absolutamente brillante, ya que pueden tener lugar
discusiones dentro de las discusiones que de otra manera están limitadas por
limitaciones de tiempo, y las transcripciones de chat se pueden guardar y
compartir.
Traer la conferencia
para ti en lugar de al revés: hay muchas razones para viajar para
conocernos en persona y, por mi parte, ¡estoy deseando volver a encontrarme con
mis colegas en las conferencias lo antes posible! Pero realizar conferencias
híbridas significa que no tenemos que viajar TODAS las veces y, lo que es más
importante, permite participar a los colegas que viven en partes del mundo
donde hay acceso a Internet, pero el costo de viajar es prohibitivo. Esta fue
una de las partes asombrosas de la conferencia Chronic Living. Debes programar
la charla de una persona en función de su zona horaria (recuerda preguntar a
los que se registren desde qué zona horaria participarán). Además, grabar
sesiones significa que las personas en diferentes partes del mundo pueden ponerse
al día con una sesión que se perdieron mientras dormían. Incluso las personas
que participan en el sitio se beneficiarán de las grabaciones, así como de la
participación en vivo a través del zoom, por ejemplo, puede hacer zoom desde su
teléfono inteligente durante su viaje a casa si no puede asistir un día
completo. ¡O de hecho, puede escuchar una sesión como un podcast mientras sale
a caminar/correr, cocina la cena o está en la playa!
Los moderadores de
zoom son la clave: cada sesión o plenario debe tener un moderador de zoom que
sea responsable de asignar los derechos de anfitrión a los presidentes y
presentadores para que puedan compartir la pantalla, monitorear los chats,
reaccionar rápidamente si se produce un "bombardeo de zoom" y grabar
la sesión (incluida la pausa de la grabación si un orador lo solicita).
Nuestros moderadores de zoom durante la conferencia Chronic Living también
fueron responsables de garantizar los subtítulos y fueron una gran parte de la
razón por la que la conferencia fue un éxito.
Comunicarse con los
participantes de la conferencia: antes del inicio de la conferencia, es una
muy buena idea que los organizadores comuniquen una buena etiqueta y, en
general, establezcan objetivos explícitos de inclusión, cómo se puede lograr
una participación fluida en el sitio/online, reglas sobre la grabación, etc.
Las plataformas en línea permiten mantenerse en contacto constante con los
participantes, lo que permite a los organizadores responder a cualquier buena
sugerencia o tal vez quejas.
Exposiciones y
eventos en línea: originalmente habíamos planeado hacer muchos eventos
paralelos en la conferencia Chronic Living en el sitio, pero descubrimos que
también hay muchas excelentes posibilidades en línea. En lugar de tener un
puesto de libros y/o una exposición de arte en el lugar, podríamos seleccionar
enlaces a exposiciones externas en línea y, al mismo tiempo, ofrecer una
exhibición de libros virtuales, así como los folletos habituales de ofertas de
conferencias. También obtuvimos un documento de Google para crear un conjunto
de referencias comunes relevantes para los temas de la conferencia. Hay muchas
más posibilidades aquí.
Socializar: una
de las cosas más importantes que todos extrañamos es la interacción humana que
permiten las conferencias en las pausas para el café, durante el almuerzo o la
cena, así como durante las sesiones del panel. Dado que la gente ahora se está
volviendo cada vez más versada en la interacción en línea, una de las cosas
fantásticas de Chronic Living fue cómo todos hicimos nuestro mejor esfuerzo
para interactuar, divertirnos y brindar apoyo colegiado. No todo el mundo está
en Twitter, pero ciertamente aquellos de nosotros que lo pasamos muy bien
durante Chronic Living, tuiteando en vivo y compartiendo entre sesiones. Las
conferencias de tweets en vivo han existido por un tiempo, pero ahora que todos
estábamos en línea, también se convirtió en una forma de interactuar fuera de
las sesiones. No organizamos específicamente reuniones sociales, pero creo que
las salas de zoom de café y las salas de zoom de almuerzo deberían convertirse
en estándar. Finalmente, como ya se mencionó, las salas de chat de sesión se
han convertido en sí mismas en sitios de intercambio académico pero también de
socialización. Puede contribuir a las discusiones y debates que surgen de las
presentaciones, al mismo tiempo que envía un chat personal a un amigo o colega
que no ha visto en un tiempo. Y, por cierto, una vez que estemos de regreso en
el lugar, ¿por qué no invitar a un participante en línea a almorzar o tomar un
café en persona?
Los comentarios y la
respuesta positiva que hemos recibido de los participantes en la conferencia Chronic
Living han sido simplemente abrumadores. Con la ayuda de un increíble
equipo de conferencias, hicimos todo nosotros mismos (debido a las pérdidas
financieras sustanciales derivadas de la cancelación de última hora de Chronic
Living hace un año debido a la pandemia), pero hay servicios profesionales que
se especializan cada vez más en la prestación de servicios en línea para
infraestructuras de conferencias como estas. Pero, al comenzar nuestro regreso
a las conferencias en el lugar, nunca regresemos a la participación solo en el
lugar. No hay necesidad y, honestamente, simplemente no tiene sentido. Claramente,
puedes tener simposios y reuniones más pequeños donde tiene sentido estar solos
en el lugar, pero incluso en estos casos, el uso de infraestructuras digitales
a lo largo de las líneas anteriores puede mejorar enormemente el evento por las
razones esbozadas.
Fuente: Somatosphere
